Jak řešit situace

Návody pro kohokoliv

Jak se stát členem

Pro koho je tento návod:

🙋 uchazeč(ka) o členství v Pyvci

1. Přečti si Stanovy Pyvec, z.s. (dlouhé, ale důležité čtení) a zásady zpracování osobních údajů (velmi krátké a srozumitelné čtení).

2. Přečti si jak Pyvec pomáhá.

3. Napiš e-mail podle následující šablony a s předmětem Žádost o členství ve spolku jej pošli na info@pyvec.org:

   Ahoj,

   žádám o přijetí za člena spolku Pyvec. V komunitě jsem se již věnoval(a) následujícímu:

   • Pomáhal(a) jsem organizátorům hledat speakery pro Zlínské Pyvo…

   • Koučoval(a) jsem na jednom PyLadies kurzu…

   • ZÁSLUHA

   • ZÁSLUHA

   Rád(a) bych dále podpořil(a) komunitu tím, že se budu angažovat v Pyvci. Souhlasím se zněním stanov a souhlasím se zpracováním následujících osobních údajů pro účely členství ve spolku:

   JMÉNO (jak se představuješ lidem, ideálně i s příjmením - např. Honza Javorek) OBČANSKÉ JMÉNO (jméno a příjmení na oficiální dokumenty - např. Jan Javorek) DATUM NAROZENÍ POŠTOVNÍ DORUČOVACÍ ADRESA E-MAILOVÁ ADRESA (je-li jiná než ze které se posílá e-mail) Mastodon: @USER@SERVER (nepovinné) Twitter: URL (nepovinné) GitHub: URL (nepovinné) LinkedIn: URL (nepovinné)

   Souhlasím s umístěním ve veřejném seznamu členů na pyvec.org: ANO/NE

   Díky!

   Poznámka

   Zásluh nemusí být moc, ani nemusí být žádného těžkého kalibru. Nejedná se o členství za zásluhy ani o poměřování, jde spíše o představení se, aby výbor věděl, s kým má tu čest. Komunita je celorepubliková a pro členy výboru nemusí být jednoduché mít přehled o všech aktivních lidech ve všech regionech.

   Souhlas s umístěním ve veřejném seznamu členů můžeš kdykoliv odebrat, stačí napsat na info@pyvec.org.

4. Výbor by ti měl potvrdit přijetí přihlášky. Výbor bude následně o tvé přihlášce hlasovat. Záleží na vytíženosti členů výboru, ale nemělo by to nejspíš trvat déle než týden nebo dva.

5. Výbor odpoví a obeznámí tě s výsledkem hlasování. Měl by uveřejnit zápis do Zápisy ze schůzí a přidat tě na Slacku do kanálu #pyvec-members.

6. Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, můžeš jej spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství.

7. Pyvec nemá zaveden členský poplatek, takže od této chvíle se stačí řídit stanovami.

Jak si nechat něco proplatit

Pro koho je tento návod:

🤑 kdokoliv využívající finančních služeb Pyvce

1. Přečtu si, jak správně využívat finančních služeb Pyvce.

2. Při nákupech uchovávám účtenky nebo faktury. Faktura musí mít tyto náležitosti:

   • musí být vystavena na Pyvec, z.s.

   • musí mít správnou fakturační adresu Pyvce (tzn. Drtinova) jak je uvedena dole na webu

   Rada

   Pokud se podepisuje nějaká smlouva a podepisuje ji někdo za Pyvec, musí u jejich jména figurovat opět název a adresa Pyvce, ne adresa k němu domů.

3. Fakturu nebo účtenku dopravím pokladníkovi jedním z následujících způsobů:

   • papírovou fakturu nebo účtenku pošlu poštou, osobně donesu nebo po někom pošlu na korespondenční adresu Pyvce (tzn. Ječná) jak je uvedena dole na webu

   • elektronickou fakturu nebo účtenku přepošlu na info@pyvec.org

   • papírovou účtenku mohu naskenovat nebo dobře a kvalitně vyfotit (tak dobře, aby šla zase vytisknout a založit do účetnictví) a takto ji poslat na info@pyvec.org

4. K účetnímu dokladu poskytnu na info@pyvec.org následující:

   • pod jakou skupinu výdaj spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně…)

   • co to je za věc (pokud není zřejmé z dokladu) a k čemu slouží (“…při každém workshopu konaném v Hospodě na Mýtince potřebujeme prodlužovačku, takže jsme se rozhodli ji koupit“)

   • na jaké číslo účtu mají být proplaceny peníze

     Ahoj,

     prosím o proplacení faktury v příloze. Spadá pod SKUPINA. Jedná se o VĚC, kterou jsme pořídili abychom vyřešili DŮVOD. Peníze prosím proplatit na ČÍSLO ÚČTU.

     Díky!

   Tyto informace sděluji e-mailem (ne ústně, ne na papíře, ne na Slacku), aby byly dohledatelné na jednom místě.

Jak hlasovat

Pro koho je tento návod:

🙋 členové Pyvce, výbor…

Při elektronických hlasováních používáme emotikony s následujícím významem:

• 👍 palec nahoru = souhlasím, hlasuji pro

• 👎 palec dolů = nesouhlasím, hlasuji proti

• 👀 oči = zdržuji se hlasování

Jak používat palce na:

• Slacku

• GitHubu

Aby se výsledek snadněji sčítal, nemícháme do hlasování žádné jiné emotikony než výše uvedené. Oči umožňují rozlišit nepřítomnost při hlasování (která ovlivňuje usnášeníschopnost) od zdržení se hlasování.

Návody pro výbor

Schůze výboru

Pro koho je tento návod:

👑 výbor

1. Na předem domluvený datum a čas je v Google Kalendáři pozvánka na schůzi výboru pro všechny jeho členy, která má připojený odkaz na Google Meet.

2. V daný čas si členové výboru otevřou Trello nástěnku s úkoly pro výbor a připojí se na hovor.

3. Na nástěnce je každá schůze reprezentována kartičkou ve sloupci Schůze. V ní je seznam věcí, které by měl výbor projednat. Kromě věcí, které na seznam mohou členové výboru volně přidat během předchozího měsíce má program schůze tyto pevné pravidelné body:

   • Projít, zda není potřeba něco schválit (Pull Requesty na docs.pyvec.org nebo jinde, granty…). Tento bod zaručuje, že např. žádosti o grant nečekají nikdy déle než měsíc.

   • Ověřit, zda byla vybrána pošta v Impact Hubu, kde má Pyvec sídlo a schránku. Určit „pošťáka“ na další měsíc. Tento bod zaručuje, že se ve schránce nenasbírá salát.

   • Domluvit se kdy bude další schůze, vytvořit jí kartičku a poslat novou pozvánku do kalendáře. Tento bod zaručuje, že se výbor sejde i další měsíc.

4. Výbor volitelně kouká po kartičkách ve sloupci To Do a zkouší je v rámci možností života dobrovolníků postupně řešit.

Přijetí nového člena

Pro koho je tento návod:

👑 výbor

1. Osoba žádající o členství napíše e-mail na info@pyvec.org. Tím vznikne doklad o jeho žádosti (ten e-mail, který je možné v případě potřeby dohledat).

2. V kanále #pyvec-board-2022-2025 někdo nadnese:

   @board hlasujeme o přijetí XYZ za člena Pyvce, dejte :+1: pokud souhlasíte, :-1: pokud ne, :eyes: pokud se chcete zdržet

3. Čeká se, dokud členové výboru odhlasují tak, že jsou usnášeníschopní, tzn. musí odhlasovat minimálně předseda a další dva členové výboru.

4. Pokud byla osoba přijata, zapíšeme ji do tabulky.

5. Pokud byla osoba přijata, přidáme ji do kanálu #pyvec-members.

6. Na začátek aktuálního dokumentu v Zápisy ze schůzí přidáme zápis podle následující šablony:

   YYYY-MM-DD - elektronické hlasování výboru

   Dne D. M. OSOBA požádala e-mailem o přijetí za člena do spolku. Výbor o tomto jednorázově elektronicky hlasoval od D. M. do D. M., kdy bylo hlasování uzavřeno s následujícím výsledkem:

   • ČLEN VÝBORU: ano

   • ČLEN VÝBORU: ano

   • ČLEN VÝBORU: ano

   • ČLEN VÝBORU: ne

   • ČLEN VÝBORU: ano

   OSOBA byla D. M. přijata za člena spolku.

   Pokud nějaký člen rady nehlasoval, tak není potřeba jej vůbec uvádět.

7. Odpovíme na e-mail (opět pro dohledatelnost) jak to dopadlo:

   Ahoj,

   proběhla schůze výboru Pyvce, kde jsme hlasovali o přijetí nových členů. S radostí ti mohu oznámit, že jsi členem Pyvce! Vítej!

   Zápis z naší schůze je k dohledání na https://docs.pyvec.org/operations/meeting-notes.html Zápis a tento e-mail ti slouží jako doklad, že jsi členem.

   PODPIS

8. Jakmile je zápis z hlasování zveřejněn, nový člen jej může spolu s e-maily použít jako důkaz o svém přijetí za člena a doklad svého existujícího členství.

Návody pro pokladníka

Proplácení účetních dokladů

Pro koho je tento návod:

💰 pokladník, předseda

1. Někdo využívá finančních služeb Pyvce a krok za krokem následuje návod Jak si nechat něco proplatit. Na Pyvec přijde účetní doklad k proplacení a e-mail s dalšími detaily:

   • pod jakou skupinu výdaj spadá

   • co to je za věc a k čemu slouží

   • na jaké číslo účtu mají být proplaceny peníze

2. Ověříš, že se něco takového projednávalo a schválilo. Ověříš, jestli sedí částky.

3. Přihlásíš se do Fio banky a odešleš platbu, přičemž využiješ detaily z e-mailu:

   • číslo účtu

   • do zprávy napíšeš:

     SKUPINA: proplacení účtu za VĚC

4. Propiskou napíšeš na papírový doklad slovo PYVEC aby se odlišil od dokladů firmy Fragaria a dáš jej do šuplíku číslo 2 ve Fragarii, odkud se doklady automagicky odesílají k účetní.

Poznámka

Ideálně je každý účetní doklad vyřízen samostatnou platbou. Cílem je, aby účetní mohla z výpisu snadno evidovat, co k čemu patří.

Pokud je toho víc, třeba při proplácení účtenek z PyCon CZ, sloučíš platby podle čísla účtu, kam se mají proplatit peníze, poznamenáš to do zprávy k platbě a papírové doklady se sepnou sponkou s poznámkou, že byly proplaceny dohromady.

Vystavení faktury

Pro koho je tento návod:

💰 pokladník, předseda

1. Někdo Pyvci oznámí „domluvila jsem, že nám PSF pošle milion korun jako sponzorský dar“

2. Zjisti:

   • pod jakou skupinu příjem spadá (PyLadies, PyCon CZ, Pyvo v Brně…)

   • na jakou částku

   • na jaké fakturační údaje

3. Napiš e-mail a pošli jej naší účetní:

   Dobrý den,

   prosím o vystavení faktury za Pyvec na částku ČÁSTKA. Účetní středisko je SKUPINA. Fakturační údaje:

   FAKTURAČNÍ ÚDAJE

   Děkuji

   Fakturační údaje neposíláš jako odkaz někam na internet, ale vložíš je přímo do e-mailu jako text.

4. Účetní odpoví připravenou fakturou. Pokladník nebo člověk z prvního bodu ji doručí plátci.

Poznámka

Pokud víš, že budeš vystavovat deset faktur, tak neposíláš deset e-mailů, ale připravíš si informace a potom o vystavení všech požádáš jednou zprávou.

Příprava podkladů pro účetní závěrku

Pro koho je tento návod:

💰 pokladník, předseda

1. Když se blíží konec roku, účetní se ozve, že by potřebovala doklady pro účetní závěrku.

2. Získej doklady za věci placené v tomto roce od těch, kdo je ještě nedodali, a věci proplať.

3. Stáhni výpisy z PayPalu a pošli je účetní. Výpisy z transparentního účtu si stahuje sama. Účetní doklady, které jsme jí za celý rok poslali, musí sedět s tím, co je ve výpisech. Když něčemu nerozumí, napíše a doptá se.

4. Účetní pošle zpět účetní závěrku a všechno k daňovému přiznání.

   Poznámka

   Účetní závěrky máme zatím rozházené po e-mailech a Google Drive. Toto bychom chtěli do budoucna vylepšit a závěrky podle stanov nechávat schvalovat členskou schůzí a zveřejňovat je.

5. Nějaké z těch papírů (účetní napíše jaké) podepíše předseda a pošle na finanční úřad.