Jak propagovat konferenci

Propagace konference je důležitá hned z několika důvodů:

  • Návštěvníci se musí o konferenci dovědět, aby na ni přijeli
  • Přednášející se musí o konferenci dovědět, aby na ní chtěli přednášet
  • Lidé se chtějí dobrat odpovědí na své veřejně položené otázky
  • Lidé, kteří na konferenci nejeli, by se o ní měli v průběhu a zpětně dovědět, aby díky FOMO přijeli příště

Jsou to tedy poměrně důležité úlohy, a to především pro konferenci, která není zaběhnutá.

Media tým

PyCon CZ řeší propagaci složením tzv. „Media“ týmu, který se stará o public relations a social media. Pro srovnání, EuroPythonpracovní skupinu „Communications“ se širším záběrem:

Communications: press, community relations, diversity/outreach, announcements, social media, attendee tools, volunteer coordination, Telegram groups, mailing lists

Zodpovědnost týmu

Ostatní organizátoři by měli být propagačním týmem odstíněni od veřejné komunikace. Tým stres z veřejné komunikace nepřenáší na ostatní a pokud vidí deset dotazů na nějakou věc, informaci zprostředkuje ostatním ve zhuštěné podobě („je potřeba dát na web viditelněji XYZ, lidé se na to ptají“), ne každý jeden dotaz. Celkově se snaží ostatním zajistit svou práci jako službu a nezatěžovat je s detaily.

Tým funguje jako první linie v komunikaci na sociálních sítích. Zatímco emailem se většinou řeší věcné záležitosti, na sociálních sítích může docházet k různým názorovým vlnám, které je potřeba elegantně řešit krizovou komunikací a je vhodné, aby o ní členové propagačního týmu něco věděli.

V případě české Python konference se o e-maily (info@pycon.cz) a hromadnou poštu (Mailchimp) staral vždy někdo jiný, ale nemusí to být pravidlem do budoucna, logicky to do zodpovědností propagačního týmu zapadá.

Protože Media tým není tolik vytížený během samotné konference, má na starosti nastavení a hladký průběh otázek z publika řešených přes Slido.

Složení týmu

Stejně jako i u jiných činností při organizaci konference, i zde je potřeba mít minimálně zdvojení, tedy hlavu týmu a někoho v učení. Zajišťuje se tím předávání zkušeností a kontinuita do budoucích let, kdy hlava nebude mít čas nebo vyhoří. Zároveň jde o dobrovolnickou práci a ve dvou se to prostě lépe táhne.

Související: Bus factor, Padawan

Slack

Media tým má na Pyvec Slacku svou místnost, #pyconcz-media, kde se radí a kam může kdokoliv přijít s méně urgentními věcmi. Tým má i sůj handle, @pyconcz-media-team, jenž může kdokoliv z ostatních organizátorů použít, pokud chce vyvolat tým k akci a zadat mu práci.

Existuje i tajný kanál pyconcz-media-private, který vznikl především proto, že si Media tým chtěl nasdílet nějaké e-mailové adresy privátní cestou.

Organizace práce

Vedoucí
Vedoucí týmu je „final escalation point“. Pokud není jasné, jak se má něco udělat nebo rozhodnout, rozhoduje vedoucí. Vedoucí taky zodpovídá za to, aby byla práce hotová (deleguje, nebo udělá).
Člen týmu
Člen týmu si může vzít na starost i úkol, který neví jak zpracovat - to je v pořádku. Vedoucí všechno vysvětlí, naučí, a zapíše sem.
Přístupy
Členové týmu by měli být na Pyvec Slacku v místnosti #pyconcz-media a v týmu @pyconcz-media-team, ve Facebookové skupine Pyonýři, měli by být nastavení jako spoluorganizátoři Facebookové události pro konferenci (příspěvky od organizátorů se zobrazují viditelněji), měli by mít přístup do Twitter účtu @pyconcz přes TweetDeck Teams, a měli by umět posílat e-maily do skupiny django-cs a konference py.cz.
Úkoly od spoluorganizátorů
Pokud na Slacku přijde úkol („zpropagujte datum konference“) a v Media týmu je víc lidí, je dobré na Slack napsat „jdu na to“, pokud to jdu udělat, aby ostatní z týmu věděli, že už to nemusí řešit. Případně „budu na to mít čas dnes večer“ (třeba to někdo zvládne i dřív) nebo „udělám Facebook“ (někdo jiný si vezme Twitter).
Dotazy od lidí
Odpovídá ten, kdo na ně první narazí. V praxi se nestává, že by odpovědělo více lidí zároveň, a pokud by se tak náhodou stalo, spíš to nevadí. Více viz Odpovídání na dotazy.

Milníky propagace konference

Existuje tabulka, ve které se nachází všechno o konferenci, tzv. “Battle Plan”. Na záložce “Timeline” je časová osa toho, jak budou probíhat přípravy konference. Z hlediska propagace jsou nejdůležitější následující události:

Vyhlášení konání konference (datum, místo)
Vytvoření FB události, atd. Nahánění prvních early-adopters, cílem je, aby si lidi udělali značku ve svém kalendáři a na datum si nic neplánovali.
Otevření CfP / uzavření CfP
Co nejvíce lidí namotivovat, aby poslali přihlášku na přednášku nebo workshop do otevřeného CfP. Plošná oslovení nefungují, lepší je nacházet konkrétní lidi a psát jim, zvát je, apod. Je potřeba opravdu hodně přihlášek, toto je nejtěžší kus práce.
Spuštění prodeje EARLY BIRD lístků
Smyslem je motivovat lidi kupovat si zlevněné lístky dřív, i když ještě neví, co bude na konferenci za obsah. Díky tomu máme potom jistější rozpočet.
Vyhlášení keynote speakerů
Jsou domluvení a známe je před tím, než skončí CfP. Účelem je lákat lidi, i když ještě nemáme jasný další obsah konference.
Spuštění prodeje STANDARD lístků, vyhlášení speakerů a programu
Smyslem je, aby si lidi koupili lístky, přijeli na konferenci a my nepřišli na buben :)
Propagace užitečných informací
Snažíme se, aby se k lidem, kteří už mají lístek, dostala informace kde mají bydlet, kam si mají zajít na kafe, jak mají přijet do města, kde si mají vyměnit CZK, apod. věci
Sociální sítě během konference
Když začne konference, je cílem sledovat sociální sítě a odchytávat dotazy účastníků, průšvihy, apod. a řešit je, nebo je posouvat k řešení ostatním organizátorům. Tím, že postneme sem tam pár pěkných fotek, způsobujeme dvě věci - lidi, kteří na konferenci jsou, mají co retweetnout a pochlubit se tak, že jsou někde, kde je to skvělé. Lidi, co tam nejsou, vidí na sociálních sítích, že je to tam skvělé a přijedou příště.
Sociální sítě po konferenci, propagace natočených videí, summary článků, apod.
Opět podobné dva důvody jako v bodu výše. Tato propagace se dělá pro lidi, co na konfeře byli (aby věděli, že dobře udělali) a pro ty, co tam nebyli (aby věděli, že mají určitě přijet příště).
Veřejný report o proběhlé konferenci
Na blogu by měl vyjít oficiální otevřený report o konferenci, jejích účastnících, rozpočtu, apod. Za prvé je to hezké, protože jsme otevřená komunitní konference, a za druhé se bez toho těžko dostává grant od PSF na příští rok.

Posloupnost událostí

Události dávají smysl tak, jak jdou za sebou, v rozestupech. Turbulentní doba příprav konference může některé události zpozdit. Například vyhlášení keynote speakerů až s celým programem je promarněná šance přitlačit na prodej EARLY BIRD lístků.

Také je to díra v informačním toku pro Media tým, protože dlouhou dobu není žádná novinka, o které by mohli psát. Vedoucí týmu si hlídá, aby šly věci chronologicky podle časové osy výše a aby bylo vše včas připravené pro další událost. Pokud něco nehraje, řeší to se zbytkem organizačního týmu.

Komunikační kanály

Facebook

Událost pro PyCon CZ se většinou tvoří už hodně dopředu, aby se na ni lidi mohli naklikat. Jako datum se dá 1.4. (apríl) nebo tak něco, a všude se v popiscích zdůrazní, že datum ještě není finální. Grafika může být prozatím „loňská“. Jakmile se uvěřejňuje datum konference, nastaví se správné datum. Jakmile je známá nová grafika, nahraje se nová, atd.

Události minulých let: 2015, 2016, 2017, 2018, 2019

Poznámka

Prosíme čtenáře tohoto návodu, aby postupně doplňovali odkazy na další roky.

Když se vytvoří nová událost, hodí se jít zpět na události minulých ročníků a hodit tam příspěvek o tom, že už se organizuje nový PyCon CZ a přidat odkaz na novou událost. Lidé, kteří na minulé konference šli, tak dostanou poměrně relevantní notifikaci.

Kromě události máme skupinu Pyonieri, kde cross-postujeme určité super významné události (otevření CfP, prodej lístků, apod.).

Nemáme žádnou stránku. O stránku by bylo potřeba se starat celoročně a samostatné události zatím vždy fungovaly dobře, takže stránka nechyběla. Kontinuitu zajišťovala skupina, v níž je většina FB komunity a kde se vždy nová událost s novým ročníkem zpropagovala a bylo hotovo.

Událost vytváří vedoucí Media týmu jako svou osobní veřejnou událost, ale dává jako spoluorganizátory minimálně ještě ostatní z Media týmu a nejvyšší vedení konferenčního týmu. Všichni členové týmu musí být nastaveni jako admini na události, protože když napíše admin na stránku události, všichni přihlášení dostanou notifikaci - a toho chceme samozřejmě využívat.

Na Facebook píše každý z Media týmu za sebe a ručně monitoruje dotazy a odpovídá. K postům se snažíme mít obrázky, třeba i nějaké vtipné, zvyšuje to zapojení lidí. Označování lidí / firem / atd. (např. speakerů nebo sponzorů) taky zvyšuje, takže pokud to jde, mělo by se to dělat.

Facebook umí v určitých kontextech příspěvky naplánovat (minimálně do skupin), takže by mělo být možné si tím pomoci a mělo by jít nasázet více příspěvků do budoucna.

Ale pozor, na Facebook posíláme zprávy spíše jednou za čas a delší, na rozdíl od Twitteru, kam příspěvky sypeme jeden za druhým. Hodí se spíš počkat a spojit víc informací dohromady a nějak lidsky a vtipně je sepsat do pěkného statusu s obrázkem. Nezahlcovat lidi, postovat jen sem tam, jinak si vypnou notifikace na události nebo na ně přestanou reagovat (notification fatigue).

Na Facebooku se vyplatí na rozdíl od Twitteru dávat věci i o víkendu, protože lidem přijdou notifikace a oni si je v neděli večer, až se vrátí z hor a z chalupy, vyberou.

Emoji pomáhají tomu, aby si lidi statusu všimli, ale nemělo by se to s nimi asi úplně přehánět.

Twitter

Máme účet @pyconcz, velmi důležité věci budeme chtít retweetovat i na dalších účtech (@napyvo, @pyvec, @pyladiescz). Od dob, co Twitter neudržuje lineární historii sledovaných tweetů a lidi sledují stovky účtů, se nedá spolehnout na to, že cokoliv tweetneme, někdo vůbec zachytí a přečte. Jedinou obranou je důležité věci tweetovat opakovaně a v různé časy během dne.

Nemá smysl nic psát od pátku od oběda do neděle do večera - Češi zmizí na víkend někam na chatu a Twitter nečtou. Nejlepší tweetovací časy jsou 11 ráno a 3 odpoledne. Změřil to v minulosti buffer.com na reálných datech z PyCon CZ účtu a celkem se i zdá, že to funguje.

Speakeři, přednášky, videa apod. věci, kterých je hodně, se tweetujou jedno po druhém, každý den jeden kousek nebo dva. Tím se zvyšuje zapojení lidí. Používat všude co nejvíc relevantních hashtagů a když je speaker na Twitteru, udělat mention.

Emoji pomáhají tomu, aby si lidi statusu všimli, ale nemělo by se to s nimi asi úplně přehánět.

Velké publikum se dá sehnat tak, že s účtem @pyconcz followujeme jiné, relevantní účty. Je to trochu followovací spam, ale funguje dobře. Pokud je to relevantní, nevidím v tom problém. Vždy je dobré před konferencí projet, co se kde urodilo nového za účty a co je kde za nové zajímavé lidi kolem Pythonu a nafollowovat je. Hledají se tak, že se na Twitteru přihlásíme za konferenční účet, pak se nechají vypsat účty, které mají něco společného s Pythonem a okem se kontroluje, jestli jsou z ČR, případně z přilehlých zemí. Následně se už jen kliká. Také se vyplatí followovat jiné evropské PyCon / PyLadies / Django Girls účty. Pro inspiraci nechť slouží existující seznam followovaných účtů.

Před každou konferencí je také potřeba upravit bio (kdy a kde se konference koná), grafika, atd.

Na Twitteru lze naplánovat tweety dopředu přes TweetDeck, čehož se při přípravě konference velice hojně využívá. TweetDeck je obecně velkým pomocníkem. Přes TweetDeck Teams se dá konferenční účet nasdílet dalším lidem bez sdílení hesla. Lze i snadno sledovat mentions, různá klíčová slova, operovat za více účtů najednou, apod.

Poznámka

Například Honza Javorek má ve TweetDecku sloupec s vyhledáváním na následující způsob:

(python "konference") OR (django praha) OR (django brno) OR (django ostrava) OR (python praha) OR (python brno) OR (python ostrava) OR (pyvo praha) OR (pyvo brno) OR (pyvo ostrava) OR (pycon brno) OR (pycon praha) OR (pycon ostrava) OR #pyvo OR napyvo OR pyvec OR pyladiescz OR pythoncz OR pyconcz OR djangogirlsbrno OR djangogirlsprg OR (python "školení") OR (python kurz) OR (pycon czech) OR (python czech)

Díky tomu ví o všem, co se kde šustne.

Konferenční Twitter vystupuje za celý organizační tým - na rozdíl od Facebooku, kde je každý tak nějak aspoň trochu sám za sebe. Oficiální účet tedy neodpovídá na dotazy (viz Odpovídání na dotazy), jen „vysílá zprávy“. Pokud za konferenční účet něčemu dáme retweet nebo like, je to oficiální stanovisko konference a celého týmu za ní, že toto je dobrý tweet/názor/atd. Jestliže má člověk jakoukoliv pochybnost, zda něco náhodou nemůže být nevhodné/urážlivé/necitlivé, je lepší to raději nechat být a neretweetovat a nelajkovat.

Zprávičky

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Akademici

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

E-mailové skupiny

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Další kanály

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Styl komunikace

Tón

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Jazyk

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Odpovídání na dotazy

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.

Poznámky závěrem

Todo

Tady ještě nic není, musí se to přepsat z Google Dokumentu.